Redmark: Fra standardsystem til skræddersyet portal på SharePoint

Redmark er en af Danmarks største danskejede revisions- og rådgivningsvirksomheder. Som revisionsvirksomhed lever Redmark af at have styr på detaljerne - og det stiller høje krav til de interne systemer. Især når der skal holdes styr på kundeopgaver, projekter og dokumentation.

Udfordringen

Efter at have implementeret et standardsystem bygget oven på SharePoint til deres sags- og dokumenthåndtering, oplevede Redmark ikke at de fik den fulde værdi de betalte for. Ikke fordi produktet var dårligt, men fordi standardproduktet havde en masse funktionalitet, som der ikke var behov for, og derfor var en unødvendig udgift.

Licensomkostningerne stod ikke længere på mål for værdien, og behovet for at styre igangværende opgaver krævede mere fleksibilitet, end standardproduktet kunne levere.

Samtidig lå vigtig viden spredt i mails, mapper og systemer, der ikke talte tilstrækkeligt sammen. Det gjorde det svært at få ét samlet overblik over, hvad der var aftalt, hvad der var i gang, og hvor de enkelte opgaver stod.

Michael Carstens fra Redmark i samtale med en kollega

Løsningen

Sammen med Redmark byggede Pinksky en skræddersyet portal direkte på Redmarks egen SharePoint Online og Microsoft platform. Portalen samler styringen af kundeopgaver, dokumentation og projekter ét sted - designet ud fra den måde, Redmark faktisk arbejder på, i stedet for at tvinge arbejdsgangene ind i et standardprodukt.

Fordi løsningen er bygget på licenser, Redmark allerede har gennem Microsoft 365, er licensomkostningerne reduceret til en brøkdel af de tidligere - uden at gå på kompromis med funktionalitet eller sikkerhed.

Portalen er integreret med de fagsystemer, der driver Redmarks hverdag, så data flyder automatisk mellem systemerne og portalen. Det giver medarbejderne et opdateret billede af opgaver og projekter - uden dobbeltindtastning.

Medarbejder arbejder på en bærbar computer ved et mødebord

“Vi har fået en løsning, der passer til den måde, vi arbejder på - ikke omvendt. Og til en brøkdel af de licensomkostninger, vi havde før.”

Michael Carstens Partner, Statsautoriseret revisor

En flydende start på dagen

Når en revisor starter sin dag, bliver de mødt af et samlet overblik over alle udestående opgaver, og kan derfra hurtigt klikke sig videre til en kundes egen side.

Herfra er det hurtigt at danne sig et overblik over den seneste kommunikation med kunden, de igangværende opgaver og de dokumenter, der er knyttet til kunden.

Men ligeså vel er det nemt at navigere til alle de andre relevante fagsystemer, både dem der kører on-premises og dem der kører i skyen.

Person forklarer noget på en tavle for en gruppe kolleger

Jeg har arbejdet med Redmark i mange år, og fik til opgave at finde nogle konsulenter der kunne hjælpe med at bygge en ny portal. Valget faldt på Pinksky, og det har vist sig at være det rigtige valg.
De har hele vejen udfordret os på en konstruktiv måde, og har været med til at finde løsninger, der passer til den måde Redmark arbejder på. De har været hurtige til at forstå vores behov, og har leveret en løsning, der er både fleksibel og brugervenlig.

Peter Fjeldgaard Fulltime Consultant | Finance Specialist

Søgning

Redmarks nye løsning bygger på en effektiv søgefunktion, der gør det hurtigt og nemt at finde de oplysninger, man har brug for.

Samtidigt er der bygget en overskuelig brugerflade, der giver mulighed for at filtrere på en måde, som Microsofts standardvisninger ikke tillader. Og fordi alle arbejder i de samme data, ser hele teamet altid det samme opdaterede billede på tværs af kunderne.

Nu ved en partner altid, hvor alle deres kunder står i processen, og kan hurtigt finde de oplysninger, der er relevante for den enkelte kunde, men også finde relevant information helt ned på den enkelte mail.

Screenshot af en SharePoint-baseret portal med overblik over opgaver og status

Dokumentation med MailConnect

Redmark har også implementeret MailConnect - Pinkskys eget produkt, der binder Outlook og SharePoint sammen. Mails og vedhæftninger gemmes direkte fra Outlook, så aftaler og korrespondance er dokumenteret og tilgængelige for hele teamet - og ikke gemt væk i den enkelte medarbejders egen indbakke.

MailConnect har gjort arkiveringsprocessen markant hurtigere og sikrer, at alt er dokumenteret. Samtidig er man altid sikker på at man får sendt den nyeste version af sit dokument til kunden.

Redmark har benyttet muligheden for at tilpasse MailConnect, således at brugerne bliver mødt af deres egne kunder, med det samme de åbner MailConnect.

Illustration af hvordan MailConnect binder Outlook og SharePoint sammen