Onboarding

En god onboarding er vigtig, ikke kun for virksomheden, men også for medarbejderen så de føler sig godt modtaget.

Ansættelse af nye medarbejdere igangsætter en masse processer, både før den nye medarbejder starter, men også efter medarbejderen er startet.

Har man ikke en god onboarding procedure kan man ende med at IT først får besked fredag, at en ny medarbejder starter mandag. Receptionisten har ikke fået gjort adgangskortet klar, der er ikke bestilt blomster, og man glemmer at udlevere personalehåndbogen.

Onboarding begynder allerede ved underskriften

Med en digital onboardingløsning bygget på SharePoint Online, kan du give nye medarbejdere en god start, og samtidig sikre at de har alt hvad de skal bruge. Du kan digitalisere din personalehåndbog, og invitere dem ind til at læse den, allerede inden de starter. Så føler de sig velforberedte og bedre klar til at tage hul på deres nye arbejde.

Derudover kan du også benytte platformen til at indsamle de nødvendige oplysninger og dokumenter, som der er behov for, inden de starter. Det kan være alt fra kontaktoplysninger, til bankoplysninger og underskrift af dokumenter.

Picture of three people standing around a coffee machine, one person pointing at it

Få styr på onboarding processen

Udover at få styr på medarbejderoplevelsen ved onboarding, kan Microsoft 365 også hjælpe dig med at få styr på alle de mange opgaver der skal klares. Når en ny medarbejder skal starte, så udfyldes blot en formular med de nødvendige oplysninger. Dette starter en række automatiserede opgaver som eksempelvis en automatisk mail til direktionen om at en ny medarbejder starter. Der oprettes en ny ticket, om at have en computer klar, hos IT. HR afdelingen bliver informeret om medarbejderstart så de kan forberede et velkomstmøde. Resten af organisationen får automatisk besked om den nye medarbejder, og receptionisten ved at der starter en ny på mandag.

Med andre ord, så kan du automatisere hele onboarding processen, og sikre at alle de små opgaver bliver klaret, uden at en leder skal huske alle de små ting, og uden at der er risiko for at nogen eller noget bliver glemt.

Picture of three people sat in a couch in front of a pink wall, looking at each other chatting

Onboarding processens trin

En god onboarding proces starter længe før første arbejdsdag, og slutter først, når den nye medarbejder er helt landet. De fleste onboarding forløb kan deles op i fire trin:

Preboarding - fra underskrift til første dag. Kontrakten er underskrevet, og de praktiske oplysninger indsamles. IT bestiller computer og opretter konti, og den nye medarbejder får adgang til personalehåndbogen og praktisk information om første dag, allerede inden de starter.
Første dag. Adgangskortet ligger klar, computeren virker, og kollegerne ved, at der starter en ny. Dagen er planlagt, så medarbejderen føler sig ventet.
De første uger. Introduktion til systemer, processer og kolleger - gerne efter en fast introplan, så intet bliver glemt, og medarbejderen ved, hvad der venter, og lederen kan følge med i processen.
Opfølgning. Planlagte opfølgningssamtaler efter eksempelvis én og tre måneder sikrer, at både medarbejder og leder får justeret forventningerne, inden små problemer bliver store.

Three colleagues crossing a pedestrian crossing together on a spring day

Fra onboarding skema til automatiseret proces

Mange virksomheder styrer i dag deres onboarding med et skema i Excel eller en tjekliste på papir. Det er et fint sted at starte - men skemaet skal huskes, opdateres og følges op manuelt, hver eneste gang, og sedler bliver væk, og mails overset, særligt i travle perioder.

Med en onboarding løsning på Microsoft 365 bliver tjeklisten levende: Opgaverne oprettes automatisk, de ansvarlige får besked, og lederen kan altid se, hvor langt processen er, og om nogen skal rykkes.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er onboarding?

Onboarding er hele forløbet fra en ny medarbejder skriver under, til vedkommende er faldet godt til og bidrager for fuld kraft - både det praktiske (udstyr, adgange, adgangskort) og det menneskelige (velkomst, introduktion, opfølgning). En god onboarding styrker både trivsel og produktivitet fra dag ét.

Hvor lang tid bør et onboarding forløb vare?

Længere end de fleste tror. Selve opstarten er intens, men et godt forløb strækker sig typisk over de første tre til seks måneder med planlagte opfølgninger undervejs - det er nemlig i de måneder, fastholdelsen af den nye medarbejder bliver afgjort.

Kan løsningen også bruges til offboarding?

Ja. Det samme fundament - formular, automatiske opgaver og besked til de ansvarlige - fungerer lige så godt, når en medarbejder stopper: nedlukning af adgange, indlevering af udstyr og overdragelse af opgaver. Det kan også genbruges, når en medarbejder skifter rolle internt.

Hvad koster en onboarding løsning?

Løsningen bygger på SharePoint og Power Automate, som er inkluderet i de fleste Microsoft 365 abonnementer - så investeringen ligger i opsætningen, ikke i nye licenser. Kontakt os og hør, hvad det vil kræve hos jer.

Lyder det interessant?

Lad os tage en uforpligtende snak om, hvordan vi kan hjælpe jer - og hvordan I får mest muligt ud af jeres Microsoft-platform.

Fordi hos Pinksky er vi in IT together

Kontakt os

Picture of a person holding up a landline phone, talking in it