Kontraktstyring

I enhver organisation findes der kontrakter. Hvad end det er aftalen med kaffeleverandøren, serviceaftalen med IT leverandøren, eller de juridiske aftaler mellem kunder og partnere.

Kontrakter skal være nemt tilgængelige, og de rigtige medarbejdere skal have de korrekte adgange.

Det er vigtigt man har en godt overblik over sine kontrakter. Hvornår udløber den? Hvornår skal den genforhandles? Hvem har ansvaret for kontrakten?

Kontraktstyring i Microsoft 365

Microsoft 365 tilbyder en bred vifte af værktøjer, der hjælper med at organisere og automatisere processerne med kontrakter. Ved at udnytte platformens funktioner, kan organisationer forbedre kontraktstyringen betydeligt.

Mulighederne kan benyttes som et simpelt setup, der blot sørger for at der er samling på kontrakterne - men også som en automatiseret kontraktstyringsløsning, der understøtter hele kontraktens livscyklus fra oprettelse til genforhandling og arkivering.

Picture of a man and woman shaking hands

Fordele ved digital kontraktstyring

Centraliseret opbevaring: Alle kontrakter gemmes sikkert ét sted, hvilket gør det nemt at finde og administrere dem.
Versionsstyring: Se ændringer og historik for hver enkelt kontrakt. Så kan man altid se tidligere versioner.
Rettighedsstyring: Kontroller hvem der har adgang til hvilke kontrakter, og beskyt følsomme oplysninger.
Automatiserede processer: Automatiser påmindelser om fornyelser, godkendelser og andre vigtige milepæle.
Strømlinede godkendelser: Med en digitaliseret godkendelsesproces kan kontrakter hurtigt gennemgås og godkendes af de relevante parter.
Dataanalyse og rapportering: Få indsigt i kontraktdata for bedre beslutningstagning og risikostyring.
AI-drevet dataudtræk: Brug kunstig intelligens til at udtrække nøgleinformationer, for at minimere manuel indsats og fejl.

Benytter du dig af Microsoft 365 platformen til at håndtere dine kontrakter, får du også muligheden for at Microsoft 365 Copilot kan hjælpe med at opsummere kontrakter, identificere centrale punkter, fremhæve væsentlige vilkår og afdække relevante detaljer.

Close up picture of a man holding his laptop bag, books in the background

Hvad er et kontraktstyringssystem?

Et kontraktstyringssystem er et værktøj, der samler alle virksomhedens kontrakter i ét overblik, og holder styr på stamdata som aftalepart, udløbsdato, opsigelsesfrist og hvem den ansvarlige er.

Et godt system til kontraktstyring gør det nemt at finde den rigtige kontrakt frem, når man skal bruge den - uanset om det er til en forhandling, en revision eller en tvist.

Mange leder efter et program til kontraktstyring, eller en decideret kontraktstyringssoftware, men i praksis er behovet ofte simplere end som så: Et samlet overblik, styr på adgangene, og automatiske påmindelser. Præcis det kan Microsoft 365 levere.

Two people sat on a staircase, discussing something on a laptop

Kontraktstyring uden endnu et nyt system

Markedet er fyldt med standardsystemer til kontraktstyring, og mange af dem er glimrende produkter. Men de kommer også med nye licenser, endnu et login medarbejderne skal huske, og endnu et sted jeres data skal ligge.

Hos Pinksky bygger vi i stedet kontraktstyringen på den Microsoft 365 platform, I allerede har:

Ingen nye licenser - løsningen bygger på SharePoint Online og Power Automate, som er inkluderet i de fleste Microsoft 365 abonnementer.
Ingen nye logins - medarbejderne arbejder i de værktøjer, de kender i forvejen.
Jeres data bliver hos jer - kontrakterne ligger i jeres eget Microsoft 365 miljø, omfattet af jeres eksisterende sikkerhed og compliance.
Skræddersyet til jeres behov - I betaler ikke for en lang række funktioner, I aldrig får brugt.

Picture of a person writing a contract on a laptop

Automatisér kontraktens livscyklus

En kontrakt er ikke bare et dokument - der er en livscyklus. Den bliver udarbejdet, forhandlet, godkendt og underskrevet, og på et tidspunkt skal den enten genforhandles, fornys eller opsiges.

Med Power Automate kan vi automatisere processerne omkring hele livscyklussen: Nye kontrakter sendes automatisk til godkendelse hos de rigtige personer. Den kontraktansvarlige får en påmindelse i god tid inden opsigelsesfristen. Og udløbne kontrakter arkiveres automatisk, så overblikket altid er ajour.

Du kan læse mere om, hvorfor struktureret kontraktstyring er en god forretning, i vores blogindlæg Hvorfor er kontraktstyring vigtigt?

Ofte stillede spørgsmål om kontraktstyring

Hvad er kontraktstyring?

Kontraktstyring er processen med at holde styr på virksomhedens kontrakter gennem hele livscyklussen - fra udarbejdelse og godkendelse, over den løbende opfølgning på frister og forpligtelser, til genforhandling eller opsigelse.

Kan man benytte AI til kontraktstyring?

Ja! - Med Microsoft 365 Copilot kan du trygt benytte AI til at hjælpe med kontraktstyringen. Copilot kan hjælpe med at opsummere kontrakter, identificere centrale punkter, fremhæve væsentlige vilkår og afdække relevante detaljer. Det kan spare tid og minimere risikoen for fejl.

Hvad er forskellen på kontraktstyring og kontrakthåndtering?

Begreberne bruges ofte i flæng. Kontrakthåndtering handler typisk om det praktiske: at opbevare, organisere og kunne finde kontrakterne. Kontraktstyring dækker derudover også den aktive opfølgning - frister, ansvar, godkendelser og fornyelser.

Hvad koster et kontraktstyringssystem?

Bygger man på Microsoft 365, er der typisk ingen løbende licensomkostninger oveni dem, I allerede betaler. Investeringen ligger i opsætningen og tilpasningen til jeres behov, og afhænger derfor af løsningens omfang. Kontakt os for en uforpligtende snak om jeres behov.

Kan vi selv vedligeholde løsningen?

Ja. Løsningen bygger på standardfunktioner i SharePoint Online, så jeres egne medarbejdere kan oprette kontrakter, justere påmindelser og styre adgange uden hjælp udefra. Vi sørger for, at I bliver klædt godt på undervejs.

Hvordan kommer vi i gang?

Typisk starter vi med en kort workshop, hvor vi afdækker jeres behov: Hvilke typer kontrakter har I? Hvem skal have adgang til hvad? Og hvilke processer skal automatiseres? Derefter bygger vi løsningen, og de fleste er i luften i løbet af få uger.

Lyder det interessant?

Lad os tage en uforpligtende snak om, hvordan vi kan hjælpe jer - og hvordan I får mest muligt ud af jeres Microsoft-platform.

Fordi hos Pinksky er vi in IT together

Kontakt os

Picture of a person holding up a landline phone, talking in it