SharePoint intranet og den gode medarbejderoplevelse
Med et moderne intranet bygget på SharePoint, styrker du ikke blot din organisations kommunikationskanaler, men du giver medarbejderne en hurtigere og mere effektiv adgang til nyheder og jeres arbejdsværktøjer. Det gør hverdagen for dine medarbejdere nemmere, og letter jeres onboarding.
Et intranet er ikke bare et intranet
Vi møder tit virksomheder der er blevet solgt et “intranet in a box”, og nu sidder tilbage med en tom følelse. Hvad er det egentligt der har ændret sig? Og hvad får vi for vores licensomkostninger?
Hos Pinksky, tror vi ikke på at der findes to organisationer der er helt ens. Vi tror heller ikke på at man bare kan proppe alle organisationer ned i en kasse. Derfor har vi ikke et intranet produkt, men vi hjælper derimod med at konfigurere jeres SharePoint intranet, til jeres ønsker og behov.
Vi har mange års erfaring med at bygge intranets. Lige fra små startups, til organisationer med flere tusinde medarbejdere.
Hvad er et moderne intranet?
Et moderne intranet er meget mere end blot et sted hvor der bliver skrevet en nyhed engang imellem. Det moderne intranet er et centralt samlingssted, både for informationer, processer, og de værktøjer der benyttes i organisationen.
Med SharePoint får du mange standard funktioner ud af boksen, som de fleste organisationer har behov for. Vi hjælper jer med at konfigurere platformen, men klæder jer også på til selv at kunne vedligeholde den i fremtiden.
Vi bestræber os på at konfigurere jeres intranet indenfor standard platformen, men er der nogle helt specifikke behov eller ønsker som ikke kan løses med standard konfigurering, så hjælper vi jer med at udvide platformen med special tilpassede løsninger eller integrationer.
Hvad er de typiske funktioner på et intranet?
I dag ser vi intranets der indeholder mange forskellige aspekter, men et par af de mest almindelige funktioner er:
- Nyheder og kommunikation: Ledelsen kan kommunikere vigtige informationer til alle medarbejdere, og medarbejderne kan dele nyheder og opdateringer med hinanden.
- Processer og procedurer: Medarbejderne kan nemt finde organisationens processer og procedurer, så de altid ved hvordan tingene skal gøres.
- Værktøjer og ressourcer: Medarbejderne kan hurtigt finde de værktøjer og ressourcer de har brug for i deres daglige arbejde, eksempelvis dokumenter, skabeloner og vejledninger.
- Søgning: En effektiv søgefunktion, der gør det nemt for medarbejderne at finde det de leder efter. Uanset om det er dokumenter, nyheder eller en kollega.
- Kantineordning: En digital løsning til at bestille frokost, eller se hvad der er på menuen i dag.
- Medarbejdergoder: En oversigt over de forskellige medarbejdergoder der tilbydes i organisationen, eksempelvis sundhedsforsikring og rabataftaler.
- Onboarding: En struktureret onboarding proces, der hjælper nye medarbejdere med at komme godt i gang.
- Sociale funktioner: Funktioner der fremmer social interaktion blandt medarbejderne, ex. fødselsdage, sociale grupper eller digitale opslagstavler.
- Integrationer: Integrationer med andre systemer og værktøjer, ex. HR-systemer, projektstyringsværktøjer og CRM-systemer.
Hvad koster et intranet?
Det korte svar: Det afhænger af ambitionsniveauet - men sandsynligvis mindre end du tror.
SharePoint er inkluderet i stort set alle Microsoft 365 abonnementer, så selve platformen har I formentlig allerede betalt for, hvis I har adgang til Office-pakken. I modsætning til “intranet in a box” produkterne, er der med et SharePoint intranet ingen løbende licensomkostning pr. medarbejder oveni.
Investeringen ligger derfor i opsætningen: informationsarkitekturen, designet, konfigurationen og uddannelsen af jeres redaktører. Et mindre intranet til en lille organisation kan være i luften på få dage, mens større organisationer med mange afdelinger, lande og integrationer naturligt kræver mere. Kontakt os og få et konkret bud på netop jeres intranet.
Sådan bygger vi jeres intranet
- Behovsafdækning - vi starter med en workshop, hvor vi afdækker jeres behov, ønsker og eksisterende arbejdsgange.
- Informationsarkitektur - vi designer strukturen: arbejdsområder, navigation, målgrupper og rettigheder.
- Design og konfiguration - vi opsætter intranettet i jeres eget Microsoft 365 miljø, med jeres branding og indhold.
- Udrulning og uddannelse - vi hjælper med lanceringen, og uddanner jeres redaktører, så intranettet holdes levende.
Du kan læse mere om vores kompetencer på platformen under SharePoint.
Intranettet med jer i Teams
Med SharePoint appen i Teams (tidligere Viva Connections) kan jeres SharePoint intranet vises direkte i Microsoft Teams. Det betyder, at nyheder, processer og værktøjer er let tilgængelige, uanset om du er på mobilen, i browseren eller i Teams. Det giver en mere sammenhængende oplevelse for medarbejderne, og gør det nemmere at holde sig opdateret.
Ofte stillede spørgsmål
Kan intranettet vises på flere sprog?
Ja. SharePoint har indbygget understøttelse af flersprogede intranets, hvor sider og nyheder kan oversættes, og den enkelte medarbejder automatisk ser indholdet på sit foretrukne sprog. Det er især relevant for organisationer med afdelinger i flere lande.
Hvor lang tid tager det at bygge et intranet?
Typisk taler vi uger fra den første workshop til lanceringen - ikke måneder. Erfaringen er, at det sjældent er teknikken, der tager tid, men beslutningerne: Hvordan skal strukturen være, hvem skriver indholdet, og hvem ejer hvad fremover?
Hvad er forskellen på et intranet og Microsoft Teams?
Teams er til samarbejde og dialog i mindre grupper - intranettet er organisationens fælles sted for nyheder, processer og værktøjer. De to supplerer hinanden, og bruges bedst sammen.
Kan vi selv vedligeholde intranettet?
Ja! - Vores mål er at træne jeres redaktører, så I selv styrer nyheder, sider og indhold, og med redaktørroller og rettigheder kan ansvaret fordeles på tværs af afdelinger - uden at I skal tilbage til os for hver ændring.
Lyder det interessant?
Lad os tage en uforpligtende snak om, hvordan vi kan hjælpe jer - og hvordan I får mest muligt ud af jeres Microsoft-platform.
Fordi hos Pinksky er vi in IT together
Kontakt os