Dynamics 365 Sales eller jeres eget CRM - køb eller byg?

Når en virksomhed vil have styr på salget, begynder jagten som regel på et CRM-system - et fælles sted til kunderne, kontaktpersonerne og de salgsmuligheder, der ellers ligger i hver sælgers indbakke og hoved. Arbejder I allerede på Microsoft platformen, er der tre veje til det. I kan købe Dynamics 365 Sales, som er Microsofts eget færdige CRM. I kan købe et færdigt CRM-produkt fra en anden leverandør, bygget oven på platformen. Eller I kan bygge et CRM efter jeres egne behov. Vi anbefaler som regel at starte enkelt og bygge videre, og resten af indlægget handler om, hvornår det råd holder - og hvornår det ikke gør.

Dynamics 365 Sales: I køber en komplet løsning

Dynamics 365 Sales er et omfattende CRM-system, der er bygget til organisationer med mange brugere, komplekse salgsprocesser og behov for en lang række funktioner. Det er et gennemarbejdet produkt, men vi ser ofte, at virksomheder kun bruger en mindre del af funktionaliteten. Ikke fordi funktionerne er dårlige, men fordi de ikke passer til den måde, virksomheden arbejder på.

For en sælger skal CRM-systemet først og fremmest være nemt at bruge. Hvis det kræver for mange klik og felter at registrere et opkald eller følge op på en kunde, bliver det hurtigt en opgave, man forsøger at undgå. Resultatet er et CRM med mangelfulde data - selvom systemet egentlig kan langt mere.

Og selvom Dynamics 365 Sales er et færdigt produkt, skal det stadig tilpasses den enkelte virksomhed. Salgsfaser, felter, visninger, processer og integrationer skal sættes op, så systemet passer til jer. I køber altså en stor løsning og tilpasser den bagefter.

Et færdigt CRM-produkt på Microsoft platformen

Der findes også en række CRM-produkter fra andre leverandører, som er bygget oven på Microsoft platformen. De kan være et interessant alternativ. De er ofte enklere end Dynamics 365 Sales, hurtigere at komme i gang med og kan have en lavere produktpris.

Men det er vigtigt at se på den samlede licenspris. Når løsningen er bygget på Microsoft platformen, skal brugerne typisk også have adgang til selve platformen, og produktlicensen kommer derfor oven i platformens licens. Sammenlign altså ikke kun CRM-produktets pris med Dynamics 365 Sales - se på den samlede pris pr. bruger.

Der er også en anden ting at overveje: I køber stadig en løsning, der er designet efter en anden virksomheds måde at arbejde på. Den skal måske tilpasses jeres processer, og I bliver afhængige af leverandørens produkt og videreudvikling.

Et CRM, I bygger efter jeres behov

Den tredje mulighed er at bygge et CRM direkte på Microsoft platformen. Her starter I med det, I faktisk har brug for: kunder, kontaktpersoner, salgsmuligheder, aktiviteter og de salgsfaser, jeres sælgere arbejder med.

I behøver ikke bygge hele CRM-systemet på én gang. Start med det vigtigste, og udvid løsningen, når behovet opstår - det kan for eksempel være tilbud, projekter, integration til økonomisystemet, dokumenthåndtering eller rapportering. I stedet for at købe funktioner og slå dem fra, bygger I kun de funktioner, I har brug for.

Til gengæld ejer I også selv løsningen. Det betyder, at nogen skal stå for videreudvikling og vedligeholdelse, enten internt eller sammen med en partner. Det, I får for det, er en løsning, der kan udvikle sig sammen med virksomheden, uden at I nødvendigvis skal skifte CRM-system undervejs. Det er den type skræddersyede løsninger på Power Platform, vi bygger for danske virksomheder.

En vigtig fordel er, at I ikke behøver se det som et endeligt valg. Data ligger fortsat på Microsoft platformen, og løsningen kan derfor udvides eller ændres senere.

Hvad skal afgøre jeres valg?

Start med at se på jeres salgsproces. Hvis I har en relativt klassisk salgsproces med faste faser, tilbud, ordrer og prislister, kan et færdigt CRM være et godt udgangspunkt. Hvis salget derimod involverer projekter, partnerskaber, udbud eller andre processer, der ikke passer så godt ind i en standardiseret salgsmodel, kan en mere tilpasset løsning give bedre mening.

Men næsten alle virksomheder skal tilpasse deres CRM. Det interessante spørgsmål er derfor ikke, om systemet skal tilpasses, men hvordan. Skal I tage udgangspunkt i et stort færdigt system og tilpasse det til jer? Eller skal I starte med jeres egen proces og bygge systemet omkring den?

Se også på brugerne. Ti sælgere, der arbejder i CRM-systemet hver dag, har andre behov end tre sælgere og 30 kolleger, der kun skal kunne slå en kunde op en gang imellem.

Til sidst bør I se på økonomien over flere år - ikke kun hvad løsningen koster at købe, men også hvad licenser, tilpasninger og videreudvikling koster. Og spørg jer selv: Hvem skal udvikle løsningen om to år? Microsoft, en anden leverandør eller jer selv? Der er ikke ét rigtigt svar, men det er et spørgsmål, der er værd at have besvaret, inden I vælger.

Hvornår giver Dynamics 365 Sales mening?

Vi anbefaler ofte at starte enkelt og bygge videre, fordi et CRM-system først skaber værdi, når det faktisk bliver brugt. Men der er bestemt virksomheder, hvor Dynamics 365 Sales er det rigtige valg. Det kan være, hvis jeres salgsproces ligger tæt på standarden, hvis I har et stort salgsteam, der har brug for mange af systemets funktioner, eller hvis I ønsker, at Microsoft står for en stor del af den løbende udvikling.

Her køber I ikke kun funktionerne i systemet. I køber også et etableret produkt, som løbende bliver videreudviklet. Opgaven bliver så at tilpasse Dynamics 365 Sales til jeres salgsproces, så sælgerne får et system, der er enkelt at arbejde i, frem for at blive mødt af funktioner, de aldrig bruger.

Hvor meget I selv vil stå for, er også op til jer. Har I kompetencerne internt, kan I bygge en del af løsningen selv og bruge os som sparringspartner. Skal vi stå for hele opgaven, kan vi også gøre det. Og hvis I allerede har et CRM-tilbud liggende, kan vi gennemgå det sammen med jer som en uvildig second opinion.

Beskriv salgsprocessen, før I vælger CRM

Inden I vælger system, er der ét spørgsmål, der er vigtigere end teknologien: Er I enige om, hvordan jeres salgsproces fungerer? Hvornår bliver et kundeemne til en salgsmulighed? Hvem ejer den? Hvilke trin skal den igennem? Hvornår er en mulighed vundet eller tabt? Og hvilke oplysninger har ledelsen faktisk brug for?

Hvis I ikke er enige om det, løser et nyt CRM ikke problemet. Et CRM-system kan strukturere en salgsproces, men det kan ikke skabe en fælles proces for jer. Derfor kan det være en god idé at starte med at få salgsprocessen beskrevet, inden I vælger system, for eksempel gennem uvildig rådgivning.

Og det hænger direkte sammen med vores anbefaling om at starte enkelt: Den første version af jeres CRM bør løse de behov, I allerede kender. Derefter kan I bygge videre.

Hos Pinksky hjælper vi virksomheder med at vælge mellem Dynamics 365 Sales og et CRM bygget på Microsoft platformen - og med at bygge den løsning, der passer til jeres måde at arbejde på.