Integrationsplatform: hvorfor det betaler sig at samle jeres data ét sted

En integrationsplatform er det sted, hvor data fra jeres forskellige systemer bliver bundet sammen og gjort tilgængelige for dem, der skal bruge dem. Det egentlige spørgsmål er derfor sjældent, om to systemer skal tale sammen, men hvor jeres data skal samles henne. For de fleste danske virksomheder, der i forvejen arbejder i Microsoft 365, er vores svar den platform, I allerede har - med et vigtigt forbehold om, hvilke data der slet ikke skal derind.

Hvad er en integrationsplatform?

De fleste kender følelsen af at taste det samme ind to steder. Ordren ligger i ERP-systemet, kunden i CRM-systemet, og sagen i SharePoint, og en medarbejder bruger en del af ugen på at holde de tre enige med hinanden. Den første reaktion er at bygge en forbindelse mellem to af dem, og det virker fint. Problemet kommer, når forbindelse nummer fire og fem skal bygges, og hvert system nu taler direkte med en håndfuld andre. Så er der ikke længere nogen, der har overblikket over, hvad der sendes hvorhen, og et systemskifte betyder, at alle forbindelserne skal bygges om.

En integrationsplatform vender tankegangen om. I stedet for at alle systemer taler med alle, bliver data samlet ét sted - en “hub” - som systemerne kobler sig på, og som medarbejderne arbejder ud fra. Det er den forskel, vi beskriver som punkt-til-punkt eller et fælles mønster på siden om systemintegration og integrationsmønstre, og målet er det samme: én version af sandheden i stedet for tre versioner, der næsten stemmer.

Hvorfor Microsoft platformen er et godt sted at samle data

Der findes glimrende selvstændige integrationsprodukter, og de kan flytte data mellem systemer lige så godt som noget andet. Har I mange systemer med store datamængder, der skal synkroniseres i realtid, og et team, der har integrationer som sit fag, kan det være det rigtige køb. Men de lægger data uden for huset, med deres egen brugerdatabase, deres egen adgangsstyring og deres egen regning.

Det bærende argument for Microsoft platformen er, at I sandsynligvis allerede har den. Data, der samles i jeres Microsoft 365, ligger et sted, medarbejderne allerede har adgang til med det login, de bruger hver dag. Rettighedsstyringen er allerede sat op og følger de brugere og grupper, I allerede administrerer. Søgningen kan allerede finde dem. Og Microsoft 365 Copilot kan bruge dem inden for den enkelte medarbejders adgange, uden at der først skal bygges og betales for en forbindelse til et andet system. Ligger de samme data i et selvstændigt system, skal den forbindelse etableres og vedligeholdes, før Copilot overhovedet ved, at de findes.

Platformen kan også allerede nå de fleste af jeres andre systemer. Power Automate, som er en del af Microsofts Power Platform og følger med de fleste Microsoft 365 abonnementer, kommer med færdige forbindelser til et meget stort antal systemer - fra ERP- og CRM-systemer til økonomisystemer, webshops og fagsystemer. Og hvor der ikke findes en færdig forbindelse, kan data som regel hentes på anden vis, for eksempel via systemets egen snitflade, en fil, det eksporterer, eller en mail, det sender. Den første integration starter derfor sjældent med et nyt produkt, men med et værktøj, I allerede har. Nogle af forbindelserne kræver en tillægslicens, så det er værd at få afklaret, inden I lægger jer fast.

Det er med andre ord ikke et spørgsmål om, hvilken teknologi der er bedst til at flytte data. Det er et spørgsmål om, hvor jeres data lever henne, når de er flyttet - og hvem der ejer dem den dag, et abonnement stopper.

Ét fælles datagrundlag er ikke et lager til alt

Her er det vigtigste forbehold, og det skal siges, inden nogen læser det ovenfor som “smid alt ind i SharePoint”. Et fælles datagrundlag er det sted, data bliver bundet sammen og gjort tilgængelige for dem, der arbejder med dem. Det er ikke et datawarehouse, hvor man kopierer alt hen for en sikkerheds skyld. ERP-systemet er stadig sandheden om ordren, og lønsystemet er stadig sandheden om lønnen. Hver kopi, ingen har brug for, er data, der kan nå at blive forkerte et sted, hvor ingen kigger.

SharePoint er i særdeleshed et arbejdsområde, ikke et datalager. Løndata er det klare eksempel. Lønudgiften pr. afdeling er relevant for ledelsen, men den har intet at gøre i en SharePoint liste. Ingen skal arbejde i den der, og I har pludselig et sted mere, hvor følsomme oplysninger skal styres og holdes lukket. Hvad skal I så med de tal? De hører til i en rapport.

Hvor hører data hjemme: SharePoint, Dataverse eller Power BI?

Valget af sted er et forretningsvalg frem for et teknisk valg, og det har tre svar, ikke to:

• SharePoint er arbejdsområdet. Dokumenter, sager og lister, som medarbejderne selv arbejder i til daglig. Tommelfingerreglen er enkel: skal nogen røre ved data, hører de til her. Det kræver en gennemtænkt struktur, for et SharePoint uden en klar strategi ender som et netværksdrev med et nyt navn.
• Dataverse er til stamdata. Strukturerede data, som flere løsninger trækker på, og hvor relationerne og valideringen skal holde - kunder, projekter eller udstyr, der går igen i flere apps. Dataverse er en del af Power Platform og kræver tillægslicenser, så det er sjældent der, I starter.
• Rapportlaget er til data, der kun skal ses. Lønudgifter, omsætningstal og timeregistrering. Power BI henter data direkte fra kildesystemerne og stiller dem sammen med resten, uden at de skal omkring en liste undervejs.

Det tredje svar er det, der oftest bliver glemt. Det er også svaret på spørgsmålet “skal vores lønudgifter så ind i SharePoint?” - nej, de skal ind i rapporten.

Hvornår betaler en integration sig?

Ikke alt skal integreres, og et regneark, der overføres én gang om året, er ikke en integration værd. Regnestykket er enkelt at stille op, selvom tallene er jeres egne: hvor mange gange om måneden sker den manuelle overførsel, hvad koster det, når data står forskelligt to steder og nogen træffer en beslutning på det forkerte tal, og hvem ejer forbindelsen bagefter? Det sidste spørgsmål bliver oftest overset. En integration, som ingen overvåger, kan stå stille i ugevis, før nogen opdager det.

Samtidig er det værd at punktere forventningen om, at alt kan integreres med alt. Det afgørende er, om systemet overhovedet stiller sine data til rådighed, og det er noget, I kan spørge jeres leverandør om, allerede inden I går i gang. Svaret afgør mere end valget af platform, og det er derfor, et godt integrationsforløb starter med at kortlægge systemlandskabet frem for at vælge teknologi.

Hvordan kommer I i gang?

Start med et overblik: hvilke systemer har I, hvor bliver det samme tastet ind to gange, og hvilke data skal medarbejderne arbejde i, frem for bare at se dem? Den kortlægning kan I sagtens lave selv, og mange virksomheder har folk internt, der kan bygge de første forbindelser. Så kan vi hjælpe med sparring undervejs, for eksempel med en uvildig vurdering af jeres systemlandskab, inden der er bygget ti forbindelser, som ingen har tegnet op. Skal vi tage hele opgaven, fra kortlægning til drift, gør vi det lige så gerne.

Hos Pinksky bygger vi integrationer på Microsoft platformen for danske virksomheder - så jeres data bliver samlet i huset, med de logins og rettigheder I allerede har.