Kontraktstyringssoftware: købe et system eller bygge på Microsoft 365?

Kontraktstyringssoftware dækker over tre ret forskellige indkøb, og det er værd at vide, hvilket af dem I sidder og kigger på. I kan købe et dedikeret kontraktstyringssystem, der står for sig selv med sin egen brugerdatabase. I kan købe et produkt, der lægger sig oven på jeres Microsoft 365. Eller I kan bygge overblikket i den platform, I allerede betaler for. Vi anbefaler som regel den tredje vej, og resten af indlægget handler om de spørgsmål, der afgør, om den også er svaret hos jer.

Hvad er kontraktstyringssoftware?

Et dedikeret kontraktstyringssystem er bygget til kontrakter og ikke til andet, og det er kategoriens styrke: klausulbiblioteker, forhandlingsforløb med flere parter, standardrapporter og en begrebsverden, en juridisk afdeling kan genkende. Der findes flere dygtige produkter i den kategori, og de kommer med et færdigt sprog for kontrakter, som ingen internt skal opfinde. Prisen er, at kontrakterne ligger i leverandørens system, og at I får endnu et sted at administrere brugere og adgange.

Den anden kategori ligner den første i et salgsmøde, men er noget andet: et produkt, der bygger på Microsoft 365 og sælges med den pointe, at kontrakterne bliver hos jer. Nogle af dem lægger faktisk kontrakterne i jeres eget SharePoint. Andre bruger jeres tenant som ramme og holder kontraktdataene i deres egen database ved siden af, og så er I tættere på den første kategori, end tilbuddet lyder til.

Den tredje er den kedelige, og det er ment som ros. Et samlet overblik med stamdata på hver kontrakt, styr på hvem der kan se hvad, versionshistorik og automatiske påmindelser inden fristerne er standardfunktioner i de værktøjer, I allerede har licens til. Det er stort set den samme liste, en produktdemo er bygget op om. Vi har beskrevet nærmere, hvad et kontraktstyringssystem skal kunne, og hvordan det ser ud bygget på Microsoft 365.

Hvor mange kontrakter har I, og hvem skal kunne se dem?

Antallet er det første, alle spørger om, og det afgør sjældent noget. Et par hundrede leverandøraftaler, kundekontrakter og ansættelseskontrakter presser ikke nogen platform. Det, der presser, er adgangene: ansættelseskontrakterne må HR og lederen se, kundekontrakterne skal salg og økonomi kunne finde, og leverandøraftalerne har typisk en ansvarlig hver. Er svaret på “hvem må se hvad” utydeligt i dag, bliver det ikke tydeligere af at flytte kontrakterne over i et nyt system.

Der ligger samtidig en mekanisme i et dedikeret system, som er værd at få øje på inden underskriften. Når adgang koster en licens pr. bruger, bliver den naturlige reaktion at holde antallet af brugere nede, og så ender kontrakterne med at være tilgængelige for de tre, der har en licens, frem for de 40, der en gang imellem skal slå noget op. Det er præcis det problem, I ville løse. Bygger I på jeres eget Microsoft 365, følger adgangen de grupper, I i forvejen administrerer, og en ny kollega i økonomi ser det rigtige, fordi vedkommende er i den rigtige gruppe.

Skal kontrakterne kunne underskrives elektronisk?

Det er det krav, der oftest bliver brugt som argument for, at der skal købes et system, og det holder ikke længere. Microsoft 365 har sin egen indbyggede tjeneste til elektronisk underskrift: I sender et dokument til underskrift hos både interne og eksterne modtagere, det bliver liggende i jeres eget miljø hele vejen, og der er et revisionsspor over, hvem der har set, underskrevet eller afvist hvad. Den afregnes efter forbrug frem for som en licens pr. medarbejder. Den er værd at kende, men vi skal være ærlige: den er ikke god nok til, at den bliver vores anbefaling.

Vores anbefaling er Penneo. Det er den udbyder, vi oftest møder hos danske virksomheder, der har brug for juridisk holdbare underskrifter, og vi har bygget integrationen mellem Microsoft 365 og Penneo før. Konceptet er det samme uanset udbyderen: kontrakten sendes til underskrift fra det sted, den i forvejen ligger, og det færdigt underskrevne dokument lander automatisk tilbage i kontraktarkivet på den rigtige aftale. Underskrifter er med andre ord en integration, ikke et argument for at købe et helt system, og det er værd at få af bordet tidligt, fordi det ellers kommer til at bære en beslutning, det ikke kan bære.

Hvad koster endnu et system, når det hele er regnet med?

Et tilbud indeholder licensen og opsætningen. Det, der ikke står i det, er de steder mere, I skal vedligeholde: endnu et login medarbejderne skal huske, og endnu en adgangsopsætning, der skal gennemgås, hver gang nogen skifter afdeling eller siger op. Bygger I på jeres eget Microsoft 365, løber der ingen licens oveni den, I allerede betaler, og investeringen ligger i stedet i at få stamdata og processer til at passe til jeres aftaler.

Den største omkostning står der til gengæld ikke noget om i noget tilbud. Det er den, I betaler, hvis kontraktoverblikket dør: ingen har fået ansvaret for at opdatere udløbsdatoer, halvdelen af sidste års aftaler kom aldrig ind, og et forkert overblik er værre end intet overblik, fordi folk tror på det. Kontraktarkiver dør sjældent af manglende funktioner, de dør af manglende vedligehold. Derfor er automatiske påmindelser og godkendelsesflows den del, der reelt afgør, om løsningen stadig er opdateret om to år, uanset hvilken af de tre veje I vælger. Skal behovet stadig sælges internt, har vi skrevet om, hvad manglende kontraktstyring koster.

Hvor lever jeres kontraktdata henne?

Det er det spørgsmål, der sjældent bliver stillet, og det er det, I stadig kan stille en leverandør om en uge. Bed dem pege konkret på, hvor en enkelt kontrakt og dens udløbsdato fysisk ligger, frem for at tage “det ligger i SharePoint” for et svar. Det første, svaret afgør, er søgningen og Microsoft 365 Copilot: ligger kontrakterne i jeres eget Microsoft 365, kan Copilot læse med inden for den enkelte medarbejders adgange og resumere en aftale eller fremhæve de væsentlige vilkår, uden at der skal bygges noget. Ligger de i et selvstændigt system, kræver det en forbindelse, der skal etableres, vedligeholdes og betales for. Det andet er, hvad I har tilbage den dag, abonnementet stopper. Ligger kontrakterne hos jer, er der ikke noget at flytte. Ligger de andetsteds, er svaret en eksport, og en eksport er sjældent det samme som et overblik.

Byg på det, I allerede betaler for

Vi ville i langt de fleste tilfælde bygge kontraktstyringen på Microsoft 365. Kontrakterne bliver liggende hos jer, adgangen følger de brugere og grupper, I allerede administrerer, der løber ingen licens pr. medarbejder oveni den I allerede betaler, og næste ønske på listen kan I sige ja til selv frem for at vente på, at en tredjepart prioriterer det.

Der findes tilfælde, hvor et dedikeret system er det rigtige. Forhandler I kontrakter som en hovedbeskæftigelse, med klausulbiblioteker, versioner frem og tilbage med modparten og et fagsprog, der skal matche resten af branchen, køber I et værktøj til et fag frem for et arkiv med påmindelser. Det, I betaler for der, er sjældent funktionerne. Det er en andens læsning af, hvordan aftaler skrives i jeres branche, og et løfte om at holde klausulbiblioteket opdateret, når standarderne bliver revideret. Har I selv den faglighed i huset, er der ikke meget tilbage at købe, for et branchespecifikt krav kan lige så godt bygges på den platform, I allerede ejer, formet efter hvordan I rent faktisk arbejder frem for efter en skabelon, der skal passe alle i faget. Det er undtagelsen frem for udgangspunktet, og vi siger det gerne, når det er svaret. For de fleste danske virksomheder er behovet et samlet overblik, styr på adgangene og en påmindelse i god tid, og det behov kræver ikke et nyt system.

Hvor meget af arbejdet I selv laver, bestemmer I til gengæld selv. Har I folk til det internt, kan I sagtens bygge det i huset og bruge os til sparring undervejs, for eksempel et kig på stamdata og adgangsmodellen, inden der ligger 2.000 kontrakter i den. Skal vi tage hele opgaven, gør vi det lige så gerne. Og sidder I allerede med et konkret tilbud, kigger vi det gerne igennem som en uvildig second opinion og siger ærligt, hvad vi ville gøre, også hvis konklusionen er, at tilbuddet er fint som det er.

Hos Pinksky bygger vi kontraktstyring på Microsoft 365 for en række danske virksomheder - uden nye licenser, og med det mål at I selv kan vedligeholde løsningen bagefter.