Hvilken kvalitetsstyringsløsning har I egentlig brug for?

En kvalitetsstyringsløsning er i praksis fire ting: procedurer og instruktioner der ligger ét sted i den gældende version, en historik der viser hvem der har ændret hvad, godkendelser I kan dokumentere bagefter, og afvigelser der bliver fulgt til dørs frem for at ende i en mailtråd. Det er fire funktioner, ikke et produkt, og det er værd at holde fast i - for de findes allerede i Microsoft platformen, og den betaler langt de fleste danske virksomheder for i forvejen. Vores anbefaling er derfor som regel at begynde der og først købe et system, hvis der er noget, platformen ikke kan.

Hvad skal en kvalitetsstyringsløsning kunne?

Start med kravet frem for med markedet. Uanset om det er en kunde, en certificering eller jeres egen ledelse, der beder om det, handler kravet næsten altid om det samme: at I kan vise, hvordan arbejdet skal udføres, at beskrivelsen er den gældende, og at I kan dokumentere, at den er blevet godkendt af nogen med mandat til det. Standarderne selv - ISO 9001 er den, de fleste møder først - taler om “dokumenteret information” og stiller krav til, at den er styret. De siger intet om, hvilket program I skal bruge.

Den sidste af de fire, afvigelserne, er den, der oftest driller. En afvigelse skal registreres, have en ansvarlig, en frist og en afslutning, og det er sjældent registreringen, der er problemet. Det er opfølgningen. En afvigelse, der lever i en mailtråd mellem to personer, er reelt ikke registreret, uanset hvor grundigt den er beskrevet. Når kvalitetsstyring bliver oplevet som bureaukrati, er det næsten altid, fordi den del mangler: alle kan mærke, at der bliver skrevet noget ned, og ingen kan se, at der sker noget bagefter.

Hvornår rækker jeres Microsoft 365?

Oftere end de fleste regner med, fordi de fire funktioner er standardfunktioner. En simpel kvalitetsstyring kræver derfor sjældent, at der bliver købt noget nyt. Et dokumentbibliotek i SharePoint har versionsstyring slået til fra start, så der altid er én gældende version, og hele historikken ligger bagved. Godkendelser bygges med Power Automate, som er inkluderet i de fleste Microsoft 365 abonnementer: den ansvarlige får anmodningen i Outlook eller Teams, svarer derfra, og svaret bliver liggende som dokumentation. Afvigelser registreres i en formular og lander på en liste med ansvarlig og frist, og de påmindelser, der får en afvigelse lukket igen, er den samme slags automatik.

Det er også her, det får betydning, at kvalitetsarbejdet sjældent foregår ved et skrivebord. Proceduren skal kunne slås op i produktionen, på lageret eller i bilen, og det forudsætter, at medarbejderen har en licens. Har de ikke det i dag, er det værd at regne på Microsofts frontlinjelicenser, inden I konkluderer noget: de er lavet til præcis den situation og ligger et godt stykke under en almindelig licens. En kvalitetsstyringsløsning bygget på Microsoft 365 betyder samtidig, at dokumentationen bliver liggende i jeres eget miljø, omfattet af de adgange og den sikkerhed, I allerede har sat op - og at Microsoft 365 Copilot kan læse med i procedurerne, uden at der først skal bygges en forbindelse til et fremmed system.

Hvornår er et kvalitetsstyringssystem det rigtige valg?

Der findes tilfælde, hvor svaret er et produkt, og vi siger det gerne, når det er. Arbejder I i en branche med meget detaljerede krav - medicinsk udstyr eller fødevarer, for eksempel - kan der ligge reel værdi i et system, hvor leverandøren vedligeholder skabelonerne op mod standarden og opdaterer dem, når den ændrer sig. Det er arbejde, I ellers selv skal holde styr på. Og har I hverken en intern IT funktion eller nogen ambition om at bygge videre på jeres platform, er en færdig æske ofte det rigtige valg, netop fordi den kommer med rammer, nogen andre har tænkt igennem.

Læg mærke til, hvad I faktisk køber i den situation. Det er ikke funktionerne - dem har I allerede - det er fortolkningen af kravene og en løbende sikkerhed for, at skabelonerne følger med, når standarden bliver revideret. Har I selv den faglighed, altså ved I, hvad reglerne kræver af jer, og hvad der skal til for at leve op til dem, så falder den begrundelse væk. Så kan et branchespecifikt krav lige så godt bygges på Microsoft 365, formet efter den måde I rent faktisk arbejder på, frem for efter en skabelon, der skal passe til alle i branchen. Vi har bygget den slags til en række danske virksomheder med hver deres fagkrav, og det er sjældent funktionerne, der er det svære - det er at blive enige om, hvordan arbejdet skal beskrives.

Et produkt er til gengæld undtagelsen frem for udgangspunktet, og det er værd at regne igennem frem for at antage. To spørgsmål afgør det som regel: hvad gør produktet, som jeres platform ikke gør, og hvor kommer jeres dokumenter fysisk til at ligge? Får I ikke et klart svar på det sidste, er det i sig selv et svar, for placeringen bestemmer, hvad I har tilbage den dag, abonnementet stopper. Sidder I med et konkret tilbud, kigger vi det gerne igennem som en uvildig vurdering - også hvis konklusionen er, at tilbuddet er fornuftigt som det er.

Hvad koster en kvalitetsstyringsløsning?

Bygger I på Microsoft 365, er der typisk ingen nye licenser oveni dem, I allerede betaler, og investeringen ligger i opsætningen: strukturen på dokumenterne, godkendelsesflowet og oplæringen af dem, der skal holde det ved lige. Et standardsystem koster derudover en løbende licens pr. medarbejder, og den udgift løber, uanset hvor stor en del af systemet I ender med at bruge. Det er derfor, en kvalitetsstyringsløsning på jeres egen platform sjældent ser billigst ud i uge et, men typisk er den billigste vej på den lange bane.

Den største omkostning står der til gengæld ikke noget om i noget tilbud. Det er den, I betaler, hvis kvalitetsstyringen dør: procedurerne bliver ikke opdateret, medarbejderne holder op med at slå dem op og arbejder efter den udgave, der hænger på væggen, og afvigelserne bliver registreret, fordi de skal, ikke fordi nogen følger op. Så er det i praksis lige meget, hvilket system I valgte - I har betalt for dokumentation, ingen bruger. Spørgsmålet om, hvem der skriver procedurerne, og hvornår de bliver gennemgået næste gang, er derfor mindst lige så vigtigt som spørgsmålet om prisen.

Start med det, I allerede ejer

Anbefalingen er den samme, som når vi bygger kontraktstyring på Microsoft 365: byg videre på jeres egen Microsoft platform, og køb kun det, den ikke kan. Så bliver dokumentationen liggende hos jer, adgangen følger de brugere og grupper, I i forvejen administrerer, og det næste ønske på listen kan I selv sige ja til frem for at vente på, at en leverandør prioriterer det.

Hvor meget af arbejdet I selv laver, bestemmer I også selv. Har I folk til det internt, kan I sagtens bygge det i huset og bruge os til sparring undervejs - et kig på dokumentstrukturen, inden den bliver til 100 biblioteker, eller hjælp til godkendelses- og afvigelsesflowet, som er den del, der oftest kræver et par hænder med erfaring. Og skal vi tage hele opgaven, både beslutningen og implementeringen, gør vi det lige så gerne.

Hos Pinksky bygger vi kvalitetsstyring på Microsoft 365 for danske produktions- og servicevirksomheder - uden nye licenser, og med det mål at I selv kan holde løsningen i live bagefter.