Hvilken intranet løsning passer til jeres virksomhed?

Der er mange måder at købe et intranet på, og i dette indlæg kigger vi nærmere på de tre mest almindelige. I kan købe en selvstændig platform, der står ved siden af jeres Microsoft 365 med sit eget login. I kan købe et “intranet in a box”, hvor der ligger et produktlag oven på jeres SharePoint. Eller I kan bygge intranettet i jeres egen SharePoint, standard først, og bygge de få ting oveni, som Microsoft ikke selv laver. Vi anbefaler den tredje vej, og vi gør det også, når medarbejderne ikke har en Microsoft licens i dag - for den kan de få billigt, og så bygger I videre på en platform, I allerede ejer, frem for at tage endnu et system ind.

Hvad er de tre slags intranet løsninger?

Alle tre ender med et intranet, medarbejderne kan bruge fra første dag, og derfor kan de tre også godt ligne hinanden i et salgsmøde. Forskellen viser sig bagefter: når HR beder om noget, der ikke findes, når de 200 medarbejdere i produktionen skal med, og når regningen for år to skal godkendes. Skillelinjen er derfor ikke, hvad de kan vise på en forside. Den er tre ting: hvor indholdet ligger, hvem der kan komme til det, og hvem der bestemmer, hvad løsningen kan om to år.

Den selvstændige platform: eget login, egne licenser, indholdet hos leverandøren

Den første vej er et produkt, der står helt for sig selv, med sin egen app, sin egen brugerdatabase og sit eget login, og indholdet ligger i leverandørens system. Der findes flere dygtige danske produkter i den kategori, og deres styrke bliver ofte overset af os, der lever på Microsoft platformen: en selvstændig platform kan nå alle medarbejdere, uanset om de har en Microsoft licens eller ej. I en produktionsvirksomhed, hvor kontoret har Microsoft 365 og folkene i hallen har et lønnummer og deres egen telefon, er det hele forskellen på, om intranettet findes for tre fjerdedele af virksomheden eller for alle. Dertil er de produkter typisk tænkt app først, med en betjening der er lavet til en telefon i en arbejdshandske frem for til en musemarkør.

Prisen er, at I får endnu et system at eje. Endnu et login medarbejderne skal huske, endnu et rettighedsopsæt der skal gennemgås, når nogen skifter afdeling eller siger op, og endnu et sted jeres data ligger. Og intranettet står ved siden af det, arbejdet foregår i: dokumenterne, samtalerne i Teams og søgningen er et andet sted, så medarbejderen har fået et sted mere at kigge frem for et sted mindre.

Intranet in a box: et produktlag oven på jeres SharePoint

Den anden vej ligner den første i et salgsmøde, men er noget helt andet. Der ligger et produktlag oven på jeres SharePoint, og det overtager i praksis SharePoint: forsiden, navigationen og redaktørens værktøjer er leverandørens, mens platformen nedenunder er jeres. Det ser typisk rigtig lækkert ud, og det gør det med god grund - nogen har brugt lang tid på designet, rammerne er faste, og faste rammer er ofte netop det, der forhindrer et intranet i at skride år efter år. Til gengæld betaler I to gange: for Microsoft 365, som I har i forvejen, og oveni en løbende licens pr. medarbejder for et lag, der ligger på noget, I allerede ejer. Og et produkt bygget på SharePoint spiller ikke automatisk godt sammen med resten af Microsoft platformen, bare fordi der står SharePoint på begge.

Det vigtigste spørgsmål er samtidig det, der sjældent bliver stillet: hvor lever jeres data henne, når produktet er sat op? Nogle produkter lægger nyheder og sider i jeres eget SharePoint som helt almindeligt indhold, og så bliver jeres data liggende hos jer. Andre bruger kun SharePoint som ramme og lader indholdet leve i leverandørens egen database ved siden af - og så er I i praksis tættere på en selvstændig platform end på jeres egen SharePoint, uanset hvad der stod i tilbuddet. Det afgør, hvad søgningen og Copilot kan finde, og hvad I har tilbage den dag, I stopper abonnementet. Bed derfor leverandøren pege konkret på, hvor en nyhed ligger, frem for at gå ud fra at “det ligger i SharePoint” betyder det, I tror.

Egen SharePoint, standard først: platformen krydret med det, Microsoft ikke laver

Den tredje vej er den kedelige, og det er ment som ros. Intranettet bygges i SharePoint, som platformen er: nyheder, kommunikationssites, navigation, målgruppestyring og søgning er standardfunktioner, konfigureret til jeres organisation. Der er ikke et produktlag ovenpå, som nogen skal blive ved med at understøtte, og ingen løbende licens pr. medarbejder oveni den, I allerede betaler for.

Og så er der de få ting, standardplatformen ikke laver. Tag noget så jordnært som en fødselsdagsliste: skal den vise afdelingen, skal runde fødselsdage fremhæves, skal datoerne komme fra HR systemet? Der findes ingen leverandør, der har lavet den præcis, som jeres organisation gerne vil have den, og den er samtidig alt for lille til nogensinde at komme øverst på et produkt-roadmap. Standard først betyder derfor ikke standard kun: den manglende funktion kan bygges som en skræddersyet SharePoint løsning og ligger i jeres eget miljø ligesom resten. Pointen er ikke, at alting skal specialbygges - langt de fleste behov løses med den platform, I allerede har, og vi anbefaler konsekvent at starte der. Pointen er, at der findes et loft de to andre steder og ikke her.

Til gengæld får I ikke en færdig æske. Der skal træffes beslutninger om struktur, design og redaktørroller, og nogen internt skal eje opsætningen bagefter. Et intranet bygget på jeres egen SharePoint kan sagtens sættes op med stramme redaktørrammer, men rammerne bliver sat af jer frem for af et produkt.

Hvor meget af det arbejde I selv laver, bestemmer I til gengæld også selv. Har I folk til det internt, kan I sagtens bygge intranettet i huset og bruge os til sparring undervejs - et kig på informationsarkitekturen, inden den bliver til hundrede sites, eller hjælp til den ene funktion, platformen ikke selv laver. Og skal vi tage hele opgaven, gør vi det lige så gerne: både beslutningen om, hvilken vej I skal gå, og implementeringen bagefter.

Hvad gør I med de medarbejdere, der ikke har en Microsoft licens?

Det er det spørgsmål, der oftest afgør valget i praksis, og det bliver næsten altid stillet for sent. Et SharePoint intranet kræver, at medarbejderen har en licens, så har halvdelen af jeres medarbejdere ikke en, ser regnestykket umiddelbart ud til at falde ud til den selvstændige platform. Men det er værd at regne på F-licenserne først. Microsofts frontlinjelicenser er lavet til præcis den situation: medarbejdere der arbejder fra en telefon eller en tablet, ofte på skiftehold, og som skal kunne finde nyheder, procedurer og oplæring uden at have brug for en fuld kontorpakke. De ligger et godt stykke under en almindelig licens i pris og findes i flere niveauer, hvor det billigste er tænkt til at læse med.

Så er sammenligningen ikke længere “intranet eller ikke intranet”, men en frontlinjelicens pr. medarbejder mod en produktlicens pr. medarbejder. Og den falder for de fleste ud til frontlinjelicensen - ikke kun på prisen, men fordi medarbejderen samtidig får en firmaidentitet, Teams og styret dokumentadgang med i købet, og fordi I ender med ét sted at administrere brugere frem for to. Manglende licenser er altså sjældent en grund til at vælge et produkt. Det er en grund til at få licenserne regnet igennem, og det er en af de ting, vi oftest ender med at regne på i en uvildig rådgivning.

Bliver intranettet brugt, når medarbejderen ikke sidder ved en computer?

Der er en antagelse indbygget i mange intranetprojekter: at læseren sidder ved et skrivebord. For en stor del af danske virksomheder er det højst halvdelen af sandheden. Chaufføren, produktionsmedarbejderen og butiksassistenten har også brug for at vide, at kantinen holder lukket på fredag. Et SharePoint intranet er mobilvenligt i sig selv - siderne tilpasser sig skærmen, også når forsiden er bygget i tre kolonner til en stor skærm - så det er ikke der, problemet ligger. Det ligger i, at ingen åbner et intranet af sig selv midt i en arbejdsdag.

Det er derfor SharePoint appen i Teams, som tidligere hed Viva Connections, gør en større forskel end de fleste regner med. Den viser jeres intranet inde i den app, medarbejderen alligevel har på telefonen, og den gør det som et dashboard frem for som en forside: kort med de få ting, rollen rent faktisk skal bruge - vagtplanen, sygemeldingen, oplæringen - og nyhederne samlet ét sted. Vigtige beskeder kan sendes, så de lander som en notifikation på telefonens låseskærm, og så er det ikke længere op til den enkelte at huske at kigge forbi. Ikke en app mere at installere, ikke et login mere at huske, og ikke en separat mobiludgave, der skal vedligeholdes ved siden af den rigtige.

Kan Copilot bruge indholdet på jeres intranet?

Svaret hænger direkte sammen med, hvor indholdet ligger. Microsoft 365 Copilot arbejder på det indhold, den enkelte medarbejder har adgang til i jeres eget Microsoft 365, så ligger intranettets nyheder, sider og procedurer i SharePoint, er de med fra dag et, uden at der skal bygges noget. Ligger de i en selvstændig platform, er de ikke med - det kan kobles på, men det er en integration, der skal etableres, vedligeholdes og betales for. Og et intranet in a box ligger midt imellem, af samme grund som ovenfor: det, produktet lægger i SharePoint, er med, mens det, produktet holder i sin egen datamodel, ikke nødvendigvis er. Bed leverandøren vise, hvad Copilot rent faktisk kan svare på ud af intranettet, og læs mere om forudsætningerne under AI og Microsoft Copilot.

Hvad koster en intranet løsning?

Prisen på et tilbud og prisen på en løsning er to forskellige tal. De to første veje koster typisk en løbende licens pr. medarbejder oveni opsætningen, og den udgift løber, uanset hvor mange af funktionerne I ender med at bruge. Bygger I i jeres egen SharePoint, har I allerede betalt for platformen som en del af jeres Microsoft 365 abonnement, og investeringen ligger i stedet i informationsarkitekturen, designet og oplæringen af redaktørerne. Det er derfor, standard først typisk er den billigste vej på den lange bane, mens den sjældent ser billigst ud på et tilbud i uge et.

Den største omkostning står der til gengæld ikke noget om i noget tilbud. Det er den, I betaler, hvis intranettet dør: forsiden står med den samme nyhed fra marts, ingen har fået ansvaret for at holde det ved lige, og medarbejderne holder op med at kigge. Så er det i praksis lige meget, hvilken af de tre veje I valgte, og næsten lige meget om I har et intranet eller ej - I har betalt for noget, ingen bruger. Intranets dør sjældent af manglende funktioner, de dør af manglende redaktører, så spørgsmålet om hvem der skriver, og hvornår, er mindst lige så vigtigt som spørgsmålet om prisen. Vi har skrevet mere om, hvordan et intranet bygges med standard SharePoint. Og sidder I allerede med et konkret tilbud, kigger vi det gerne igennem med jer som en uvildig second opinion - og siger ærligt, hvad vi ville gøre, også hvis konklusionen er, at tilbuddet er fint som det er.

Byg på den platform, I allerede ejer

Alle tre veje ender med et intranet, men de ender ikke med det samme ejerskab. Bygger I i jeres egen SharePoint, ligger indholdet hos jer, adgangen følger de identiteter I i forvejen administrerer, Copilot kan læse med uden at der skal bygges en forbindelse, og det næste ønske på listen kan I sige ja til selv. Det er også den vej, hvor I ikke er afhængige af, at en tredjepart bliver ved med at prioritere det, jeres organisation har brug for, og hvor der ikke løber en licens pr. medarbejder oveni den, I allerede betaler.

Og den vej er åben, også når medarbejderne ikke har licenser i dag. Det er hele pointen med F-licenserne: de er billige nok til, at de sjældent er det, der vælter regnestykket, og så har I bygget noget på en etableret platform, I selv ejer og selv kan holde i live - frem for at tage endnu et system, endnu et login og endnu en leverandør ind i huset for at nå de samme medarbejdere.

De to andre veje har deres plads, og vi siger det gerne, når de er svaret. Et produkt er det rigtige valg, hvis I hverken har en intern IT funktion eller nogen ambition om at bygge videre på platformen. Og en selvstændig platform kan stadig være svaret, hvis medarbejderne aldrig skal have en identitet hos jer - meget korte ansættelser, sæsonarbejde eller eksterne, der kommer og går. Men det er undtagelsen frem for udgangspunktet, og det er værd at regne den igennem frem for at antage den, for det, der gør beslutningen forkert, er sjældent produktet. Det er at træffe den på en featureliste og først bagefter opdage, hvad der lå udenfor den.

Hos Pinksky bygger vi intranet i jeres egen SharePoint for alt fra små organisationer til virksomheder med flere tusinde medarbejdere - uden nye licenser pr. medarbejder, og med det mål at I selv kan holde det i live bagefter.